Para muchas empresas, el sitio de trabajo ocurre en un amplio ecosistema de ubicaciones en lugar de concentrarse en una sola ubicación. Por lo tanto, es fundamental encontrar soluciones para la distribución de espacios de oficinas que promuevan la eficiencia y productividad.
Esto implica que las organizaciones averigüen cuánto espacio necesitan, cómo diseñar estos espacios para satisfacer mejor las necesidades de los empleados, y cómo administrar los espacios compartidos.
¿Cómo encontrar las mejores soluciones para la distribución de espacios de oficinas?
Hoy en día, una gran cantidad de empresas están adoptando modelos de trabajo híbridos, avanzando hacia espacios de oficina mejor distribuidos. Los trabajos de oficina implican una amplia gama de tareas físicas y mentales, que a menudo se realizan en el escritorio o en la estación de trabajo.
Las empresas deben tener en cuenta otros elementos en cualquier diseño, distribución, o reubicación, además del tamaño físico de los espacios de trabajo y el mobiliario. Si una empresa quiere encontrar las mejores soluciones para la distribución de espacios de oficina con mamparas, necesita responder a las siguientes preguntas:
- ¿Las áreas de trabajo ofrecen privacidad acústica?
- ¿Los empleados pueden hablar en privado con el nivel de confidencialidad requerido?
- ¿El ruido y las conversaciones rompen la concentración, o hacen difícil escuchar o comprender a los demás?
- ¿Las paredes de las oficinas son permanentes, o se trata de una oficina de planta abierta?
- ¿En el área de trabajo existe privacidad visual?
- ¿Se aprovecha la luz natural o debe recurrirse a la iluminación artificial?
- ¿Existe espacio suficiente para el mobiliario?
¿Cuánto espacio necesitas?
Para determinar el espacio necesario en las áreas de trabajo, es necesario considerar los siguientes aspectos:
La naturaleza del trabajo
Un espacio de oficina más pequeño puede ser suficiente si gran parte del día de trabajo se dedica a asignaciones de campo, reuniones, visitas al sitio y consultas. Un área pequeña, por otro lado, puede causar incomodidad a los trabajadores que pasan la mayor parte de su tiempo en su puesto de trabajo debido a la sensación de confinamiento.
Para algunas funciones laborales, es posible asignar más espacio de trabajo si se requieren reuniones frecuentes en el espacio de oficina, o si requieren el uso de múltiples fuentes de material para consulta, investigación, redacción, etc. También se puede asignar más espacio si se requieren múltiples piezas de equipo.
El aspecto cultural
Las mejores soluciones para la distribución de espacios de oficinas, también requieren tener en cuenta el aspecto cultural. Es decir, nuestra impresión de espacio suficiente está influenciada por una variedad de factores. El espacio personal "adecuado" es vital para los norteamericanos, especialmente los canadienses, así como para los europeos del norte.
Sin embargo, mucho menos espacio podría considerarse "suficiente" para personas de diferentes culturas que generalmente están vinculadas a poblaciones densas. En un país con comunidad multicultural, estas discrepancias pueden ser un gran problema.
La percepción individual
La cantidad de espacio disponible en una oficina también puede tener importantes implicaciones psicológicas. Es natural que la gente quiera ocupar más espacio, porque tener "más" espacio puede significar más importancia, respeto y autoridad.
En consecuencia, la cantidad de espacio personal que tenemos en el trabajo está frecuentemente ligada a nuestra posición dentro de la empresa.
Las dimensiones corporales
Las necesidades reales de espacio en una oficina, están en función tanto del tamaño, como de la forma corporal de los empleados. Esto porque una vez distribuidos los espacios, es necesario acomodar a los trabajadores, permitiendo que puedan moverse con seguridad y sin obstáculos que les impidan desempeñar sus labores.
Un entorno corporativo
La distribución de espacios de oficinas a menudo es una cuestión de comparación. Por lo general, los empleados aceptan la idea de que las personas que desempeñan funciones gerenciales en niveles más altos, pueden tener oficinas más grandes.
Sin embargo, no importa cuán grande sea el espacio de oficina de un individuo, si no es lo suficientemente grande como el que tienen sus otros compañeros, entonces es demasiado pequeño.
Implementar una estrategia de espacios flexibles
Debido a la naturaleza de los espacios de trabajo distribuidos, cada vez menos predecibles, las empresas están apostando por una configuración más flexible. Si bien es cierto que el escritorio compartido puede parecer la solución más adecuada, permitir que los trabajadores reclamen cualquier área disponible implica múltiples desafíos.
Lo mejor es permitir que los empleados sepan qué espacios de oficina están disponibles, y los reserven con anticipación o al llegar a la empresa. Esto brindará valiosa información sobre la forma en la que los empleados utilizan las áreas de trabajo.